Конец месяца. Инженер ПТО распечатывает акты КС-2 на сорок листов, справку КС-3 и комплект исполнительной документации, курьер везёт их заказчику, через неделю пакет возвращается с замечанием на одной странице, и всё начинается заново. Многие подрядчики уже обмениваются со своими заказчиками счетами в электронном виде, а акты и исполнительная документация по-прежнему ездят на бумаге.
Перевести КС-2, КС-3 и исполнительную документацию в электронный вид сегодня можно, но правила для них разные. Ниже — что уже разрешено, что обязательно, а что остаётся решением сторон, какие нужны подписи и форматы и с чего начать переход с конкретным заказчиком. Все ссылки на нормативные акты — в конце статьи, в материалах — чек-лист перехода.
Материалы по статье
- Чек-лист перехода на электронный документооборот с заказчикомСкачать
Таблица Excel: 27 пунктов перехода с основаниями, ответственными и сроками, контроль просрочки, готовность по блокам и лист согласования форматов и подписей по каждому документу.
Коротко: что обязательно, а что добровольно
| Документ | Можно в электронном виде | Обязательно ли электронно | Основание |
|---|---|---|---|
| Акт о приёмке выполненных работ (КС-2) | Да, с электронной подписью | Нет, по выбору сторон; исключение — документ о приёмке по госконтрактам в ЕИС | Ч. 4, 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ; приказ ФНС № ЕД-7-26/691@; ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ |
| Справка о стоимости работ (КС-3) | Да, с электронной подписью | Нет | Ч. 4, 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ |
| Исполнительная документация | Да, без дублирования на бумаге при соблюдении требований к подписи, формату и хранению | Нет, решение принимает застройщик, технический заказчик, лицо, ответственное за эксплуатацию, или региональный оператор | П. 1, 4, 5, 9 Порядка, утверждённого приказом Минстроя России № 344/пр |
КС-2 и КС-3: что говорит закон о бухгалтерском учёте
Формы КС-2 и КС-3 утверждены постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100 и до сих пор используются в строительстве по привычке и по требованию заказчиков. Но обязательными для коммерческих организаций унифицированные формы не являются: формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению лица, ответственного за бухгалтерский учёт (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»). Для организаций бюджетной сферы формы устанавливаются бюджетным законодательством.
Первичный документ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9). Если закон или договор требует передать документ другому лицу на бумаге, организация обязана по его требованию изготовить бумажную копию электронного документа за свой счёт (ч. 6 ст. 9).
Практический вывод: переход на электронные акты — это вопрос договорённости с заказчиком, выбора формата и подписи, а не разрешения регулятора.
Формат ФНС для акта о приёмке выполненных работ
Приказом ФНС России от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@ утверждён формат представления акта о приёмке выполненных работ в электронной форме. Он описывает XML-файлы акта сдачи и приёмки результата работ, оформление которого предусмотрено п. 4 ст. 753 ГК РФ, по договорам строительного подряда. Формат можно применять к строительству, реконструкции, монтажным и пусконаладочным работам, к капитальному ремонту, если стороны согласовали применение правил о строительном подряде, и к текущему ремонту.
Что важно знать о формате:
- Две части. Акт состоит из файла подрядчика, подписанного его электронной подписью, и файла заказчика, подписанного электронной подписью заказчика.
- Уклонение заказчика. Файл заказчика может отсутствовать, если заказчик уклоняется от приёмки. Это соответствует правилу ГК РФ: при отказе одной стороны от подписания акт подписывается другой стороной с отметкой об отказе (п. 4 ст. 753).
- Налоговая проверка. Документы, составленные в электронной форме по форматам ФНС, представляются по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Использовать именно этот формат при обмене между сторонами закон не обязывает: форма первичного документа — решение организации. Но формализованный акт удобнее: его можно автоматически загрузить в учётную систему и сверить без ручного ввода.
А что с КС-3 и УПД
Отдельного формата для справки о стоимости выполненных работ в перечне форматов, утверждённых ФНС, на момент подготовки статьи нет. Справку обычно передают неформализованным документом, например PDF, подписанным электронной подписью, вместе с актом. Как именно заказчик готов её принимать, стоит согласовать заранее.
С 1 января 2026 года утратили силу форматы документа о передаче товаров и документа о передаче результатов работ (об оказании услуг), утверждённые в 2015 году, — это установлено приказом ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. ФНС сообщила, что основным электронным документом, подтверждающим отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг, становится универсальный передаточный документ. Формат акта о приёмке выполненных работ по строительному подряду при этом в перечне форматов ФНС остаётся. Отмена форматов не затрагивает бумажные документы.
Электронная подпись: какая нужна
| Вид подписи | Когда документ равнозначен бумажному |
|---|---|
| Усиленная квалифицированная (УКЭП) | Всегда, кроме случаев, когда закон требует составить документ только на бумаге (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ) |
| Усиленная неквалифицированная (УНЭП) | В случаях, установленных законом, иными актами или соглашением участников электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6). Соглашение должно описывать порядок проверки подписи |
| Простая (ПЭП) | Тоже только в случаях, установленных актами или соглашением (ч. 2 ст. 6) |
Для КС-2 и КС-3 стандартный вариант — квалифицированная подпись: она не требует отдельного соглашения о признании подписи. Если стороны хотят использовать неквалифицированную или простую подпись, соглашение об электронном взаимодействии обязательно.
Кто подписывает за организацию. Руководитель, действующий без доверенности, использует квалифицированную подпись юридического лица, сертификат которой выдаёт удостоверяющий центр ФНС. Если за организацию подписывает представитель по доверенности — например, начальник участка или руководитель проекта, — он подписывает документ своей квалифицированной подписью, и вместе с документом представляется доверенность в электронной форме (машиночитаемая доверенность), подписанная квалифицированной подписью (ч. 1 ст. 17.2 Закона № 63-ФЗ). С 1 сентября 2027 года эти пункты статьи 17.2 действуют в новой редакции, поэтому порядок оформления доверенностей стоит перепроверить ближе к этой дате.
Госконтракты: электронная приёмка в ЕИС
Для контрактов по 44-ФЗ, заключённых по результатам электронных процедур, приёмка уже электронная. Подрядчик формирует в единой информационной системе документ о приёмке, подписывает его усиленной электронной подписью и размещает в ЕИС. К нему можно приложить другие документы, в том числе КС-2 и КС-3, — они считаются его неотъемлемой частью. Если сведения в приложениях расходятся с документом о приёмке, приоритет у документа о приёмке (ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Поэтому суммы и объёмы в документе о приёмке и в приложенных актах должны совпадать.
Исполнительная документация в электронном виде
Состав и порядок ведения исполнительной документации установлены приказом Минстроя России от 16.05.2023 № 344/пр. Он действует с 1 сентября 2023 года до 1 сентября 2029 года, а с 1 марта 2026 года применяется в редакции приказа от 23.06.2025 № 369/пр. Подробно о составе документации мы писали в статье об исполнительной документации в строительстве, здесь — только об электронной форме.
| Вопрос | Что установлено |
|---|---|
| Кто решает | Застройщик, технический заказчик, лицо, ответственное за эксплуатацию, или региональный оператор: ИД ведётся на бумаге или в форме электронных документов без дублирования на бумаге (п. 1 Порядка) |
| Перечень | Перечень ИД объекта утверждает застройщик или технический заказчик; подрядчик ведёт ИД по этому перечню (п. 2) |
| Подпись | Только УКЭП или УНЭП, сертификат которой создан в инфраструктуре взаимодействия информационных систем для госуслуг по правилам постановления Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152 (п. 4). Простая подпись не подходит |
| Формат | XML по схемам, размещённым на сайте Минстроя; схемы вводятся в действие через три месяца после размещения (п. 4) |
| Если схемы нет | doc, docx, odt — для текста без формул; pdf — для текста с формулами и графики; ifc или другой открытый формат — для цифровых информационных моделей; LandXML или другой открытый формат — для цифровой модели местности (п. 5) |
| Хранение | В информационной системе с резервным копированием, сохранением подписей в метаданных, восстановлением из копий, журналом доступа и операций (п. 9). ИД хранится весь срок эксплуатации объекта (п. 8) |
Обратите внимание на подписантов: ИД подписывают представители застройщика или технического заказчика по строительному контролю, лица, осуществляющего строительство, его строительного контроля, в ряде случаев — проектировщика и организации, эксплуатирующей сети инженерно-технического обеспечения, а также лица, непосредственно выполнившего работы (п. 3). Значит, подписи нужны всем, включая субподрядчиков. Если хотя бы один участник не готов, электронный комплект не соберётся.
Если ИД ведётся на бумаге, экземпляров должно быть столько, сколько лиц её подписывают (п. 1). Это ещё один аргумент за электронную форму на объектах с большим числом участников.
Как связать акты и исполнительную документацию
Электронный обмен ускоряет подписание, только если документы готовы вовремя. Простое правило, которое работает и на бумаге: в КС-2 включаются только объёмы, по которым подписаны акты освидетельствования скрытых работ и другая исполнительная документация. Тогда заказчику не нужно возвращать акт из-за отсутствия документов, а ПТО видит, какие объёмы блокируют актирование. Вести комплекты по объектам, статусы документов и замечания удобно в одном месте — так это устроено в программе для ПТО.
План перехода с конкретным заказчиком
- Договорённость. Определите, какие документы переводите: акты, справки, счета, ИД. Закрепите это в договоре, дополнительном соглашении или соглашении об электронном документообороте.
- Канал обмена. Оператор ЭДО с проверкой роуминга с оператором заказчика, ЕИС для госконтрактов или система заказчика.
- Подписи и полномочия. Список подписантов по каждому документу с обеих сторон, квалифицированные подписи и машиночитаемые доверенности. Для ИД — подписи у всех участников, включая строительный контроль и субподрядчиков.
- Форматы. КС-2 — формат ФНС или неформализованный документ, КС-3 — по согласованию, ИД — XML по схемам Минстроя или допустимые форматы при отсутствии схемы.
- Маршрут и сроки. Кто готовит, проверяет и подписывает; срок рассмотрения актов и порядок мотивированного отказа; правило «исправление — новая версия, а не правка подписанного файла».
- Хранение и учёт. Система хранения с резервными копиями и журналом операций, передача подписанных документов в учётную систему без повторного ввода.
- Пилот. Один объект, один заказчик, одно-два закрытия месяца. По итогам — решение об отказе от бумажного дубля.
Чек-лист из материалов к статье разбивает этот план на 27 пунктов с основаниями, ответственными и сроками, а отдельный лист помогает согласовать с заказчиком формат, подпись и канал для каждого документа.
Отдельно продумайте учёт. Если подписанный акт потом вручную переносят в учётную систему, часть выгоды теряется, а расхождения в номерах и суммах всплывают при закрытии месяца. Как МОСТ обменивается данными с учётной системой по согласованному сценарию, описано на странице интеграции с 1С.
Типичные ошибки
- Считать, что электронные КС-2 и КС-3 обязательны для всех, и навязывать их заказчику без договорённости.
- Подписывать ИД простой электронной подписью или подписью, не отвечающей п. 4 Порядка № 344/пр.
- Не оформить машиночитаемые доверенности для сотрудников, которые подписывают документы.
- Расхождения между документом о приёмке в ЕИС и приложенными КС-2.
- Хранить электронную ИД в общей папке без журнала операций и резервных копий.
- Переходить сразу на всех объектах без пилота и регламента.
Частые вопросы
Обязательно ли оформлять КС-2 и КС-3 в электронном виде?
Нет. Организация сама определяет формы первичных документов и может составлять их на бумаге или в электронном виде с электронной подписью (ч. 4, 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исключение — контракты по 44-ФЗ по итогам электронных процедур: там документ о приёмке формируется в ЕИС.
Какая подпись нужна для электронной исполнительной документации?
Усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная, сертификат которой создан в инфраструктуре госуслуг по правилам постановления Правительства РФ № 2152 (п. 4 Порядка, утверждённого приказом Минстроя № 344/пр).
Можно ли вести ИД только в электронном виде, без бумаги?
Да, если так решил застройщик или технический заказчик и соблюдены требования к подписи, формату и хранению — пункты 4, 5 и 9 Порядка. Тогда дублировать документы на бумаге не нужно.
Документы, которые не нужно возить
Переход на электронные акты и исполнительную документацию начинается не с покупки программы, а с договорённости с заказчиком, подписей и понятного маршрута. В МОСТ документы по объекту хранятся с рабочими версиями, историей согласований и статусами, поэтому ПТО и руководитель видят, какой документ действующий и на каком шаге он находится. Начать можно с чек-листа из этой статьи и одного заказчика, с которым обмен уже идёт по счетам.
Нормативный контекст
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», статья 9.
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: статьи 6, 17.2.
- Гражданский кодекс РФ, часть вторая: статья 753.
- Налоговый кодекс РФ, статья 93.
- Приказ ФНС России от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@ «Об утверждении формата представления акта о приемке выполненных работ в электронной форме».
- Приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ о признании утратившими силу форматов 2015 года.
- Перечень форматов электронных документов, утверждённых ФНС России.
- Приказ Минстроя России от 16.05.2023 № 344/пр о составе и порядке ведения исполнительной документации.
- Приказ Минстроя России от 23.06.2025 № 369/пр о внесении изменений в пункт 5 порядка ведения исполнительной документации.
- Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ, статья 94, часть 13: электронная приёмка.